System ERP a usługi dystrybucji i archiwizacji dokumentów
Optymalizacja procesów pod względem operacyjnym i kosztowym jest istotnym zagadnieniem przed którym stoją przedsiębiorstwa. Obszarem , który może stanowić źródło znacznych oszczędności w firmie jest elektroniczna dystrybucja i archiwizacja faktur wystawianych w systemach ERP.
Automatyzacja dystrybucji i archiwizacji e-dokumentów
Rozwiązaniem umożliwiającym automatyzację procesu dystrybucji i archiwizacji e-dokumentów jest platforma GreenMail24 firmy GreenPost , zintegrowana z używanymi w przedsiębiorstwach systemami ERP . Moduł integracyjny do usług GreenPost dla systemu Comarch ERP XL wykonała firma Omega Systems z Wrocławia.
Dzięki gotowej integracji użytkownicy systemu Comarch ERP XL mogą zarządzać procesem dystrybucji i archiwizacji e-faktur realizowanym przez usługi GreenPost bezpośrednio z poziomu systemu Comarch ERP XL .
W ramach usługi e-fakturowania oferowana jest bezpieczna dystrybucja i archiwizacja e-faktur dzięki wykorzystaniu z poziomu systemu Comarch ERP XL funkcji kwalifikowanego podpisu elektronicznego i kwalifikowanego znacznika czasu gwarantujących integralność treści e-faktury oraz oryginalność jej pochodzenia .
Funkcje programu do dystrybucji i archiwizacji e-faktur
Oferowanych jest również kilka innych, ciekawych, wyróżniających funkcjonalność systemu w ramach świadczonych usług :
- e-faktury mogą być przesyłane Odbiorcom jako załącznik w wiadomości e-mail lub jako link do strony pobrania w portalu GreenMail24
- Do wysyłanych e-faktur może być dołączony plik XML z danymi e-faktury, który w wielu systemach F-K jest automatycznie wczytywany w celu zaksięgowania faktury
- Status wysyłki e-faktury i data jej odebrania przez Odbiorcę są monitorowane bezpośrednio w systemie Comarch ERP XL klienta dzięki funkcji elektronicznego potwierdzenia odebrania e-dokumentu dostępnej na platformie GreenMail24
- Prosta weryfikacja podpisu elektronicznego po stronie Odbiorcy e-faktury eliminuje ryzyko przyjęcia nie oryginalnej e-faktury
- Pliki PDF z obrazem faktury mają certyfikat podpisu osadzony wewnątrz pliku , co bardzo ułatwia jego weryfikację/sprawdzenie bez konieczności dodatkowego programu – wystarczy, że Odbiorca e-faktury otworzy plik PDF.
- Przy korzystaniu z usług GreenPost odbiorca e-faktury nie musi posiadać konta (loginu,hasła) w systemie GreenMail24 , żeby otrzymywać e-faktury
- Odbiorca e-faktury, kiedy zdecyduje się założyć bezpłatne konto w systemie GreenMail24 uzyska i będzie miał trwały dostęp do wszystkich do tej pory dostarczonych e-mailem e-faktur oraz wszystkich wysyłanych później e-faktur przez okres 7 lat liczony od daty wystawienia e-faktury
- W ramach elektronicznej archiwizacji faktur papierowych dostępnej przez moduł integracyjny systemu Comarch ERP XL GreenPost zapewnia również elektroniczne funkcjonalne wsparcie w zakresie pozyskiwania zgód na e-faktury , które są niezbędne z punktu widzenia prawa podatkowego do realizowania elektronicznej wysyłki faktur
Korzyści z używania oprogramowania do dystrybucji i archiwizacji e-dokumentów
Główne korzyści, które płyną z usług dystrybucji i archiwizacji w ramach integracji systemu Comarch ERP XL z platformą GreenMail24 to :
– znaczne zmniejszenie kosztów obsługi procesu przechowywania i wysyłki faktur dzięki przejściu na elektroniczną formę archiwizacji i doręczania dokumentów
– skrócenie czasu dostarczania dokumentów
– zwiększenie skuteczności doręczania dokumentów dzięki monitorowaniu na poziomie systemu Comarch ERP XL statusu wysyłki e-faktury ( wysłana, doręczona, niedoręczona)
– ciągłe zapewnienie zgodności usługi e-fakturowania i archiwizacji z obowiązującymi przepisami podatkowymi w ramach ustawy VAT po stronie GreenPost zgodnie z podpisaną umową z Klientem posiadającym system Comarch ERP XL
– wysokie standardy bezpieczeństwa dla wysyłanych i archiwizowanych dokumentów dzięki zastosowaniu funkcji kwalifikowanego podpisu elektronicznego i kwalifikowanego znacznika czasu z poziomu systemu Comarch ERP XL oraz protokołu SSL.
Wdrażamy systemy ERP w wielu miastach
Zapraszamy do kontaktu
