Usługa GreenMail24 zintegrowana z systemem Comarch ERP XL zapewnia elektroniczną formę wymiany dokumentów, która wpływa korzystnie na finanse oraz czas pracy firmy. Forma pliku PDF stosowana w wymianie takich danych została prawnie uznana i zastępuje wysyłanie faktur w formie papierowej.
Walory:
- Dokumenty elektroniczne, to dobra forma oszczędności.
- Zastosowanie takiego rozwiązania to szybki i efektywny sposób dostarczania dokumentów do kontrahentów
- Automatyczne generowanie potwierdzenia dostarczenia e- dokumentów.
- Skrócenie okresu rotacji należności.
- Bezpieczeństwo dzięki elektronicznemu podpisowi czy też bezpiecznemu połączeniu SSL.
- Elektroniczna archiwizacja dokumentów papierowych
- Możliwość wysyłki e – dokumentów niezależnie od stosowanego przez odbiorców oprogramowania.
- Ograniczenie zużycia papieru.
- Obsługa dokumentów może dotyczyć różnych dokumentów : ponagleń zapłaty, potwierdzenia zamówienia, upomnienia.
- Integralność treści oraz wiarygodności e-faktur potwierdzona bezpiecznym podpisem elektronicznym i kwalifikowanym znacznikiem czasu.
- Terminowość w przesyłaniu e-faktur.
- Skrócenie czasu reklamacji dokumentu
Podstawową funkcją tego rozwiązania jest skuteczne doręczanie e-dokumentów.
Diagram procesu automatyzacji dystrybucji i archiwizacji faktur w integracji z ERP
z wykorzystaniem komponentu do podpisu GreenMail24 po stronie ERP
pełna integracja przez Webservice
Usługa doręczania e-dokumentów obejmuje:
- Generację dokumentów w postaci plików PDF i XML w systemie ERP
- Podpisanie plików PDF w systemie ERP przy użyciu bezpiecznych certyfikatów podpisu elektronicznego i kwalifikowanego znacznika czasu
- Archiwizację e-faktur przez okres zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami
- Możliwość monitorowania statusów przesyłki e – dokumentów.
- Bezpieczne odbieranie e-faktury w postaci pliku PDF lub XML wraz z weryfikacją podpisu elektronicznego przez odbiorcę e-dokumentu
- Udostępnienie odbiorcy e-faktury automatycznego wczytania danych e-faktury do systemu finansowo-księgowego poprzez dedykowany plik XML i web service (usługa e-dekretacji).
- Potwierdzenie odbioru e-faktury (usługa e – doręczenia) widoczne po stronie po stronie systemu ERP
Usługa GreenMail24 zintegrowana z systemem Comarch ERP XL umożliwia również elektroniczną archiwizację oraz dystrybucję papierowych faktur sprzedażowych czy też innych dokumentów wychodzących z możliwością równoległej wysyłki elektronicznego obrazu faktury papierowej. Funkcjonalność ta jest przydatna w odniesieniu do kontrahentów, którzy nie wyrazili zgodny na otrzymywanie faktur elektronicznych.
Elektroniczna archiwizacja takich dokumentów w ramach usługi GreenMail24 również zabezpieczona jest poprzez użycie kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego i znacznika czasu
Usługa GreenMail24 przeznaczona jest dla firm, które optymalizują procesy administracyjne w przedsiębiorstwie zmniejszając koszty , wystawiają dużą ilość faktur, preferują elektroniczną formę obsługi dokumentów realizując proekologiczną politykę funkcjonowania.
Usługa GreenMail24 to sprawniejsze przesyłanie dokumentów bez konieczności wychodzenia z biura oraz bezpieczna i wygodna archiwizacja dokumentów bez zużycia papieru, a tym samym troska o środowisko naturalne.
Zapytaj Nas a my rozwiejemy wszelkie wątpliwości.
