Digitalizacja dokumentów jest na porządku dziennym w każdej firmie, wymuszona przez ilości danych, które są przetwarzane każdego dnia. Większość firm analizuje możliwości cyfryzacji firmowej dokumentacji. Pracownicy zwracają uwagę, aby narzędzie wykorzystywane w firmie było funkcjonalne i intuicyjne, aby praca w cyfrowym archiwum była szybka i łatwa z gwarancją bezpieczeństwa dla przechowywanych danych.
Comarch DMS ( Document Management System), czyli elektroniczny obieg dokumentów jest rozwijany od wielu lat. Początkowo miał służyć szeroko pojętemu workflow, czyli możliwością procesowania informacji wewnątrz firmy. Często oznaczało to zbieranie opisów i akceptacji dokumentów niezbędnych do pracy firmy. W ramach przetwarzanych procesów możliwe stało się dołączenie różnego rodzaju plików( np. skany dokumentów) z naciskiem na praktyczność przekazywania informacji.
W odpowiedzi na potrzeby związane z archiwizacją dokumentów powstał moduł Repozytorium.
Moduł ten umożliwia przechowywanie wszelkich dokumentów w formie cyfrowej z możliwością utworzenia dowolnej struktury katalogów, w których są one przechowywane, co w znacznym stopniu ułatwia pracę.
Z jednej strony dokumenty są grupowane w jednym konkretnym miejscu, a z drugiej zarządzanie uprawnieniami jest realizowane w sposób ergonomiczny, czyli daje możliwość wprowadzania zmian w tym zakresie w sposób seryjny, dla wszystkich dokumentów w katalogu, co nie wyklucza zarządzania dokumentami na poziomie pojedynczych dokumentów.
Uprawnienia jakie daje system możemy w pełni kontrolować. System umożliwia nie tylko nadanie lub odebranie dostępu do dokumentów, ale również stopniowanie poziomu dostępu, czyli określenie, którzy wybrani użytkownicy mają opcję przeglądania ( dostęp w trybie do odczytu, bez wprowadzania zmian), edycji ( dodawanie, opisywanie i usuwanie dokumentów), czy administracji ( dodatkowo zarządzanie uprawnieniami). Daje to pełną kontrolę nad dokumentami oraz ich zabezpieczenie przed zmianami, czy odczytem przez osoby niepowołane.
Moduł Repozytorium dostarcza również szeroki zakres funkcjonalności usprawniających bieżącą pracę:
- masowe dodawanie dokumentów,
- podgląd dokumentów (pliki graficzne) bezpośrednio z poziomu systemu,
- tworzenie własnej listy atrybutów (pola opisujące dokumenty),
- tworzenie własnej listy typów dokumentów (określenie głównej kategorii
dokumentu
i przypisanie domyślnych parametrów), - intuicyjne opisywanie i indeksowanie dokumentów,
- szybkie i elastyczne wyszukiwanie na podstawie dowolnie określonych kryteriów, co daje możliwość nieporównywalnie szybszego wyszukiwania względem papierowego archiwum,
- masowe pobieranie wskazanych dokumentów (np. na potrzeby udostępnienia organom podatkowym),
- współpraca z modułem Comarch DMS Workflow – automatyczne zapisanie załączników w Repozytorium wraz z uzupełnieniem atrybutów, co znacząco automatyzuje pracę,
- webowy dostęp bez potrzeby instalacji programów na komputerze użytkownika końcowego.
Poza zapewnieniem ergonomii pracy i kontroli dostępów, cyfrowe archiwum w postaci Repozytorium umożliwia zaadresowanie wymagań związanych z zapewnieniem niezmienności dokumentów i okresów przechowywania wynikających z przepisów prawa. Każdy dokument ma możliwość określenia tzw. retencji, czyli minimalnego okresu przechowywania dokumentów, a wprowadzone już dane mogą być oznaczone jako archiwalne, co daje pełne zabezpieczenie przed edycją, czy usunięciem, niezależnie od uprawnień użytkownika.
Comarch DMS to bezpieczna praca z dokumentami w Państwa firmie oraz usprawnienie i zautomatyzowanie procesów biznesowych i obiegu dokumentów.
