Fałszywe faktury, podmienione numery rachunków bankowych i próby wyłudzeń płatności to coraz większe wyzwania dla przedsiębiorstw. Wystarczy jeden niezweryfikowany dokument, aby firma poniosła poważne straty finansowe. Czy można ograniczyć takie ryzyko bez zwiększania liczby obowiązków działu księgowości? Z pomocą przychodzi sztuczna inteligencja zintegrowana z systemami Comarch ERP.
Cyberprzestępcy coraz częściej celują w księgowość
Działy finansowo-księgowe każdego dnia przetwarzają dziesiątki, a niekiedy setki dokumentów. Faktury zakupowe, przelewy, rozliczenia z kontrahentami czy aktualizacje danych dostawców wymagają dokładności i szczególnej ostrożności.
Cyberprzestępcy doskonale zdają sobie z tego sprawę. Wykorzystują pośpiech, rutynę i dużą liczbę dokumentów, aby przeprowadzać próby oszustw.
Do najczęstszych zagrożeń należą:
- Fałszywe faktury – dokumenty wystawione przez oszustów podszywających się pod rzeczywistych kontrahentów.
- Podmiana numeru rachunku bankowego – próba przekierowania płatności na konto należące do przestępców.
- Podszywanie się pod dostawcę – wiadomości e-mail informujące o rzekomej zmianie danych do przelewu.
- Nietypowe transakcje – płatności odbiegające od dotychczasowej historii współpracy z kontrahentem.
Tradycyjna, ręczna kontrola dokumentów jest czasochłonna, a nawet najbardziej doświadczony księgowy może przeoczyć niepokojący szczegół.
Dlatego coraz większą rolę w bezpieczeństwie finansowym przedsiębiorstw odgrywają inteligentne mechanizmy wspierające weryfikację danych.
AI w Comarch ERP – inteligentne wsparcie księgowości
Sztuczna inteligencja przestaje być wyłącznie technologiczną ciekawostką. Staje się praktycznym narzędziem wspierającym codzienną pracę przedsiębiorstw.
W rozwiązaniach Comarch ERP rozwijane są funkcjonalności wykorzystujące AI do automatyzacji procesów, analizy informacji i wspierania użytkowników w podejmowaniu decyzji.
W kontekście bezpieczeństwa księgowego szczególne znaczenie mają trzy obszary.
1. Automatyczna weryfikacja danych kontrahentów
Jednym z najważniejszych elementów ochrony przed wyłudzeniami jest kontrola poprawności danych znajdujących się na dokumentach.
Mechanizmy automatycznej weryfikacji mogą wspierać sprawdzanie zgodności danych kontrahenta, numerów rachunków bankowych oraz informacji zapisanych w systemie.
Dzięki temu łatwiej zauważyć sytuacje wymagające dodatkowej kontroli, np. gdy na fakturze pojawia się numer konta inny niż dotychczas wykorzystywany przez dostawcę.
Korzyść dla firmy? Mniejsze ryzyko przeoczenia niezgodności i sprawniejsza obsługa dokumentów.
2. Wykrywanie nietypowych sytuacji i potencjalnych zagrożeń
Sztuczna inteligencja może wspierać analizowanie danych oraz identyfikowanie odstępstw od standardowych schematów.
Przykładowo dodatkowej weryfikacji mogą wymagać:
- nieoczekiwana zmiana rachunku bankowego kontrahenta,
- faktura o nietypowo wysokiej wartości,
- dokument odbiegający od dotychczasowych rozliczeń,
- niezgodność danych dostawcy z informacjami zapisanymi w systemie.
Wykorzystanie takich mechanizmów pozwala skoncentrować uwagę pracowników na dokumentach, które mogą wiązać się z podwyższonym ryzykiem.
Warto jednak pamiętać, że zakres automatycznej analizy i dostępnych ostrzeżeń zależy od konkretnego rozwiązania, jego wersji oraz konfiguracji.
3. AI wspiera księgowego, ale go nie zastępuje
Automatyzacja nie oznacza rezygnacji z kontroli człowieka.
Wręcz przeciwnie – zadaniem inteligentnych mechanizmów jest wspieranie pracowników w identyfikowaniu potencjalnych nieprawidłowości, a nie samodzielne podejmowanie wszystkich decyzji finansowych.
To księgowy powinien mieć możliwość oceny sytuacji, sprawdzenia dokumentu i podjęcia ostatecznej decyzji dotyczącej płatności.
Takie podejście pozwala połączyć szybkość technologii z doświadczeniem i wiedzą specjalistów.
Bezpieczeństwo danych ma kluczowe znaczenie
Wykorzystanie AI w księgowości wiąże się również z pytaniami o ochronę informacji finansowych i danych kontrahentów.
Dlatego przy wyborze rozwiązania warto zwrócić uwagę na sposób przetwarzania danych, zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz zasady korzystania z modeli sztucznej inteligencji.
Integracja funkcji AI z systemem ERP może ułatwiać zachowanie spójności procesów i ograniczać konieczność przenoszenia informacji pomiędzy niezależnymi aplikacjami.
Istotne jest również stosowanie odpowiednich zabezpieczeń organizacyjnych, takich jak wieloetapowa akceptacja przelewów czy niezależne potwierdzanie zmian rachunków bankowych.
AI stanowi dodatkową warstwę ochrony, ale nie zastępuje właściwych procedur bezpieczeństwa.
Bezpieczniejsza księgowość to również większa efektywność
Wdrożenie inteligentnych mechanizmów wspierających procesy finansowo-księgowe może przynieść przedsiębiorstwu korzyści wykraczające poza samo ograniczanie ryzyka oszustw.
Przede wszystkim oznacza:
- Oszczędność czasu – mniej powtarzalnych czynności związanych z kontrolą danych.
- Ograniczenie błędów – dodatkowe mechanizmy pomagające wychwytywać niezgodności.
- Sprawniejsze procesy – szybszą identyfikację dokumentów wymagających szczególnej uwagi.
- Większą kontrolę – lepszy dostęp do informacji potrzebnych przy podejmowaniu decyzji.
- Większe bezpieczeństwo finansowe – ograniczanie ryzyka realizacji płatności na nieprawidłowe rachunki.
To szczególnie istotne dla firm, które obsługują dużą liczbę faktur i współpracują z wieloma dostawcami.
Comarch ERP i AI – technologia, która wspiera biznes
Nowoczesny system ERP to dziś znacznie więcej niż narzędzie do ewidencjonowania dokumentów czy prowadzenia księgowości.
Rozwiązania takie jak Comarch ERP XL rozwijają się w kierunku inteligentnej automatyzacji, integracji procesów i lepszego wykorzystania danych biznesowych.
Sztuczna inteligencja może wspierać pracowników w codziennych obowiązkach, pomagać analizować informacje i usprawniać podejmowanie decyzji.
W połączeniu z odpowiednio zaprojektowanymi procedurami kontroli stanowi ważny element budowania bezpiecznego i efektywnego środowiska pracy.
Postaw na bezpieczne procesy księgowe z ERP Serwis
W ERP Serwis wiemy, że bezpieczeństwo danych i procesów finansowych jest jednym z fundamentów sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Jako partner Comarch wspieramy firmy we wdrażaniu i rozwijaniu systemów ERP, automatyzacji procesów oraz wykorzystywaniu nowoczesnych technologii, w tym sztucznej inteligencji.
Pomagamy dobierać rozwiązania do rzeczywistych potrzeb organizacji, tak aby technologia nie tylko usprawniała codzienną pracę, ale również wspierała kontrolę nad kluczowymi procesami biznesowymi.
Chcesz dowiedzieć się, jak Comarch ERP może usprawnić i zabezpieczyć procesy księgowe w Twojej firmie?
Skontaktuj się z zespołem ERP Serwis. Pomożemy Ci poznać możliwości nowoczesnych systemów ERP i dobrać funkcjonalności odpowiednie dla Twojego biznesu.
