Jeszcze kilka lat temu automatyzacja w systemach ERP kojarzyła się przede wszystkim z prostym schematem: pojawia się określone zdarzenie, a system wykonuje wcześniej zaprogramowaną czynność. Dziś możliwości są znacznie większe.
Rozwój sztucznej inteligencji sprawia, że system ERP może nie tylko rejestrować dane i realizować określone reguły, ale również pomagać użytkownikowi w analizowaniu informacji, przygotowywać propozycje działań, a nawet obsługiwać wybrane elementy procesów biznesowych w tle.
W rozwiązaniach Comarch ERP coraz wyraźniej widać przejście od klasycznej automatyzacji do inteligentnego wsparcia użytkownika i agentów AI. Nie oznacza to jednak, że tradycyjne mechanizmy odchodzą do przeszłości. Wręcz przeciwnie – poszczególne technologie mogą się uzupełniać.
Automatyzacja nadal ma ogromne znaczenie
Najprostszy poziom usprawniania pracy to dobrze znane mechanizmy oparte na określonych regułach.
Jeżeli wystąpi zdarzenie A, system wykonuje czynność B.
Takie rozwiązanie doskonale sprawdza się wszędzie tam, gdzie proces jest przewidywalny i powtarzalny. Firma może dzięki temu ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych operacji, przyspieszyć obieg informacji i zmniejszyć ryzyko pomyłek.
Problem pojawia się wtedy, gdy proces przestaje być standardowy. Nietypowy dokument, brakująca informacja czy wyjątek od ustalonej procedury mogą wymagać zaangażowania pracownika.
I właśnie w tym miejscu pojawia się przestrzeń dla sztucznej inteligencji.
AI jako pomocnik użytkownika systemu ERP
Kolejnym krokiem jest wykorzystanie sztucznej inteligencji jako cyfrowego asystenta.
Zamiast szukać informacji w kolejnych modułach, raportach czy zestawieniach, użytkownik może komunikować się z systemem w bardziej naturalny sposób.
Przykładem takiego podejścia jest rozwijany przez Comarch ChatERP, wykorzystujący język naturalny do komunikacji użytkownika z oprogramowaniem.
Zmienia się więc sposób korzystania z ERP. System przestaje być wyłącznie narzędziem, w którym trzeba wiedzieć, gdzie kliknąć, a coraz częściej staje się środowiskiem, któremu można powiedzieć, czego potrzebujemy.
To istotna różnica szczególnie w rozbudowanych organizacjach, gdzie każdego dnia w systemie powstają tysiące danych dotyczących sprzedaży, finansów, magazynu, produkcji czy logistyki.
Agenci AI – system zaczyna przygotowywać pracę za użytkownika
Jeszcze dalej idą agenci AI.
W tym modelu pracownik nie musi za każdym razem inicjować działania. Agent może reagować na określone zdarzenie biznesowe i w tle przygotowywać kolejne elementy procesu.
Przykład?
Do systemu trafia dokument. Zamiast oczekiwać, aż pracownik rozpocznie jego ręczną obsługę, rozwiązanie wykorzystujące AI może przeanalizować dostępne informacje, historię wcześniejszych operacji i dane znajdujące się w ERP, a następnie przygotować propozycję dalszego działania.
Człowiek nadal zachowuje kontrolę – jego zadaniem staje się przede wszystkim weryfikacja i zatwierdzenie przygotowanego wyniku.
To właśnie model Human-in-the-Loop, na który zwraca uwagę Comarch przy rozwoju swoich agentów AI.
Mniej ręcznej pracy, więcej kontroli nad procesem
Największą zmianą nie jest więc samo pojawienie się kolejnej technologii.
Zmienia się podział pracy pomiędzy człowiekiem a systemem ERP.
Dotychczas pracownik często musiał:
- odnaleźć odpowiednie dane,
- przepisać informacje,
- porównać dokumenty,
- wybrać właściwą kategorię,
- wykonać operację w systemie,
- sprawdzić jej poprawność.
W modelu wykorzystującym agentów AI część tych czynności może zostać wykonana wcześniej przez system. Pracownik otrzymuje przygotowany rezultat i koncentruje się na jego ocenie oraz podjęciu ostatecznej decyzji.
Potencjał takiego podejścia dobrze pokazują testy opisane przez Comarch. W przypadku klienta korzystającego z Comarch ERP XL agent AI sparował 1000 pozycji wyciągu bankowego w około 3 minuty, podczas gdy ręczna realizacja tego zadania zajmowała około 6 godzin. W testach Comarch ERP Optima wskazano natomiast skrócenie czasu kategoryzacji dokumentów o 70%.
Gdzie AI może wspierać firmy korzystające z ERP?
Możliwości są szerokie, ponieważ ERP łączy informacje z wielu obszarów przedsiębiorstwa.
Sztuczna inteligencja może wspierać między innymi procesy finansowo-księgowe, analizę dokumentów, rozliczenia, pracę z wyciągami bankowymi, analizę danych czy wyszukiwanie informacji potrzebnych użytkownikowi.
W przyszłości coraz większe znaczenie będzie miało nie samo pytanie: „Czy nasz system wykorzystuje AI?”, lecz raczej:
„Które czynności wykonywane dziś ręcznie rzeczywiście powinien nadal wykonywać człowiek?”
Jeżeli pracownik codziennie powtarza dziesiątki podobnych operacji, porównuje te same rodzaje danych albo przygotowuje informacje według podobnego schematu, warto zastanowić się, czy części tej pracy nie może przejąć system.
AI nie oznacza utraty kontroli
Wprowadzenie agentów AI może rodzić naturalne pytanie: czy system będzie sam podejmował decyzje?
W podejściu opisywanym przez Comarch kluczowe decyzje nadal pozostają po stronie użytkownika. Agent może przeanalizować informacje i przygotować kompletną propozycję działania, ale człowiek zachowuje rolę osoby zatwierdzającej.
To szczególnie istotne w systemach ERP, które przetwarzają kluczowe dane przedsiębiorstwa – finansowe, handlowe, magazynowe czy produkcyjne.
AI ma więc przede wszystkim odciążać pracowników z powtarzalnych czynności, a nie odbierać im kontrolę nad procesami.
ERP przyszłości będzie bardziej aktywny
Przez lata system ERP był przede wszystkim miejscem, do którego użytkownicy wprowadzali dane i z którego następnie pobierali potrzebne informacje.
Rozwój AI stopniowo zmienia ten model.
System może coraz częściej analizować kontekst, reagować na zdarzenia i przygotowywać działania jeszcze zanim użytkownik rozpocznie pracę nad danym zadaniem.
Klasyczna automatyzacja, asystenci AI i agenci AI nie muszą ze sobą konkurować. Każde z tych rozwiązań może być wykorzystywane tam, gdzie przynosi największą wartość: proste reguły w przewidywalnych procesach, asystent AI przy pracy z informacją, a agent AI przy bardziej rozbudowanych zadaniach wymagających analizy kontekstu.
Jak przygotować firmę na kolejny etap automatyzacji?
Pierwszym krokiem nie musi być duży projekt związany ze sztuczną inteligencją.
Warto zacząć od przyjrzenia się codziennej pracy zespołu i znalezienia procesów, które pochłaniają najwięcej czasu.
Gdzie pracownicy wykonują powtarzalne czynności? Gdzie ręcznie porównują dane? Które procesy regularnie zatrzymują się z powodu wyjątków? Gdzie informacje są dostępne w ERP, ale ich odnalezienie lub analiza zajmuje zbyt dużo czasu?
To właśnie w takich miejscach automatyzacja i AI mogą przynieść najbardziej odczuwalne efekty.
ERP SERWIS jako Partner Comarch wspiera firmy we wdrażaniu i rozwoju systemów Comarch ERP oraz rozwiązań pozwalających automatyzować procesy biznesowe.
Jeżeli korzystasz z Comarch ERP XL, Comarch ERP Optima lub planujesz rozwój swojego środowiska ERP, warto już dziś sprawdzić, które procesy w Twojej firmie można uprościć, zautomatyzować lub przygotować do wykorzystania możliwości sztucznej inteligencji.
Technologia nie powinna dokładać pracownikom kolejnych zadań. Powinna sprawić, że część z nich po prostu przestanie być wykonywana ręcznie.
