Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza, że podstawowym sposobem wystawiania faktur w Polsce staje się ich emisja i odbiór poprzez rządowy system. Mimo to ustawodawca przewidział sytuacje, w których przedsiębiorca może wystawić fakturę poza KSeF, czyli w tzw. trybie offline. Sytuacje takie pojawiają się przede wszystkim podczas:
- awarii infrastruktury po stronie KSeF,
- braku dostępu do internetu po stronie podatnika,
- problemów technicznych po stronie oprogramowania.
W takich przypadkach możliwe jest wystawienie faktury lokalnie (np. w programie księgowym), ale musi ona zostać odpowiednio oznaczona i przesłana do KSeF niezwłocznie po przywróceniu dostępu.
1. Czym jest faktura offline (poza KSeF)?
Faktura offline to dokument wystawiony poza systemem KSeF, który ma jednak zostać do niego przesłany w późniejszym czasie. Taka faktura zachowuje ważność podatkową, ale:
- nie uzyskuje numeru KSeF w momencie wystawienia,
- musi zawierać dodatkową adnotację,
- jest czasowo przechowywana przez podatnika do momentu spokojnego przesłania jej do KSeF.
2. Obowiązkowe oznaczenia faktur offline
Każda faktura wystawiona poza KSeF musi zawierać wyraźną informację, że została wystawiona w trybie awaryjnym. Oznacza to umieszczenie na dokumencie sformułowania:
➤ „Faktura wystawiona w trybie offline – do przesłania do KSeF”
W niektórych interpretacjach dopuszcza się również formy:
- „Faktura offline”,
- „Faktura do KSeF – tryb awaryjny”,
- „Wystawiono poza KSeF z powodu braku dostępu do systemu”.
Najważniejsze jest, aby z zapisu jasno wynikało, że dokument nie został jeszcze wprowadzony do systemu.
3. Jakie dane techniczne muszą znaleźć się na fakturze offline?
Faktura offline powinna tworzyć się zgodnie z:
- strukturą FA(2),
- tymi samymi zasadami, jak faktura wystawiana online.
Nie wymaga dodatkowych pól technicznych, ale oznaczenie trybu offline jest obowiązkowe.
Elementy, które muszą się znaleźć:
✔ wszystkie standardowe pola faktury,
✔ adnotacja o trybie offline,
✔ poprawna numeracja własna (do czasu nadania numeru KSeF),
✔ data i godzina wystawienia.
4. Do kiedy trzeba przesłać fakturę offline do KSeF?
Po ustaniu przyczyny wystawienia faktury poza KSeF podatnik musi:
→ niezwłocznie przesłać fakturę do systemu
W praktyce oznacza to:
- najpóźniej następnego dnia roboczego,
- lub w momencie przywrócenia dostępu, jeśli nastąpiło to wcześniej.
Zbyt długie wstrzymywanie wysyłki może zostać uznane za naruszenie obowiązków.
5. Co z numeracją faktur offline?
Faktura offline na początku posiada numer własny podatnika.
Po wysłaniu do KSeF:
- otrzymuje unikalny numer KSeF,
- oryginalna numeracja pozostaje, ale to numer KSeF staje się kluczowym numerem identyfikującym dokument.
6. Czy fakturę offline można udostępnić nabywcy?
Tak — faktura offline jest ważna i może trafić do klienta.
Natomiast warto poinformować go, że:
- faktura została wystawiona poza KSeF,
- finalna jej wersja pojawi się w KSeF po wprowadzeniu.
To szczególnie istotne w przypadku klientów korzystających z automatycznego pobierania dokumentów z systemu.
7. Co jeśli wysłana faktura offline zostanie odrzucona przez KSeF?
Jeżeli dokument zostanie odrzucony (np. ze względu na błąd struktury), należy:
- poprawić fakturę,
- ponownie ją przesłać,
- ewentualnie wystawić fakturę korygującą.
Odrzucenie przez KSeF oznacza, że faktura w formie offline traci status poprawnej faktury ustrukturyzowanej.
Podsumowanie
Faktury wystawione poza KSeF w trybie offline są legalnym narzędziem podczas awarii i braku dostępu do systemu. Aby były poprawne, muszą spełniać kilka warunków:
Najważniejsze zasady oznaczania faktur offline:
- zawierają adnotację „Faktura wystawiona w trybie offline – do przesłania do KSeF”,
- posiadają standardową zawartość zgodną ze strukturą FA(2),
- mają własną numerację do czasu nadania numeru KSeF,
- muszą zostać niezwłocznie wysłane do systemu.
Dzięki tym zasadom przedsiębiorca zachowuje ciągłość dokumentacji, a po przywróceniu dostępu do systemu – zapewnia pełną zgodność z przepisami dotyczącymi e-fakturowania.
