Od 2026 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, co już teraz rodzi wiele pytań – zwłaszcza w kontekście samofakturowania, czyli sytuacji, gdy to nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy. Jak będzie to działało w środowisku KSeF? Jakie uprawnienia będą konieczne? Komu należy je nadać?
Czym jest samofakturowanie?
Samofakturowanie to procedura, w której nabywca towaru lub usługi wystawia fakturę w imieniu dostawcy/sprzedawcy. Mechanizm ten istnieje od lat, ale wraz z wprowadzeniem KSeF zyska nowe techniczne zasady.
Aby móc korzystać z samofakturowania, muszą być spełnione dwa podstawowe warunki:
- Umowa lub porozumienie między stronami – pisemne lub elektroniczne.
- Akceptacja faktur wystawianych przez nabywcę – sprzedawca musi formalnie zgodzić się na taką procedurę.
Do tej pory była to kwestia ustaleń biznesowych. W KSeF dojdą jednak obowiązki związane z nadawaniem dostępu.
Jak samofakturowanie działa w KSeF?
W praktyce proces wygląda następująco:
1. Nabywca wystawia fakturę w KSeF w imieniu sprzedawcy
Dokument trafia do systemu z numerem nadanym przez KSeF.
2. Sprzedawca widzi tę fakturę na swoim koncie
Faktura wchodzi automatycznie do jego księgowości jako dokument sprzedaży – nie musi jej podpisywać ani akceptować w systemie KSeF (chyba że strony ustaliły dodatkowy proces zatwierdzania wewnętrznego).
3. Strony muszą mieć odpowiednie uprawnienia
I to jest kluczowa zmiana, która odróżnia KSeF od dotychczasowych rozwiązań.
Kto musi mieć uprawnienia przy samofakturowaniu?
W KSeF występują trzy kluczowe role:
✔ Sprzedawca (wystawca w sensie prawnym, choć nie technicznym)
To na nim spoczywa obowiązek:
- nadania nabywcy prawa do wystawiania faktur w jego imieniu,
- zarządzania uprawnieniami.
✔ Nabywca (techniczny wystawca faktury)
To on potrzebuje uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy.
✔ Osoba/firma nadająca uprawnienia (np. księgowość, biuro rachunkowe)
Może to być:
- właściciel firmy,
- osoba z pełnym dostępem do KSeF,
- podmiot posiadający pełnomocnictwo UPL-1/KSeF.
Jakie konkretnie uprawnienia są potrzebne?
W KSeF funkcjonuje kilka typów uprawnień, ale dla samofakturowania kluczowe są:
1. Uprawnienie do wystawiania faktur
Nabywca musi otrzymać pełne prawo:
„Wystawianie faktur w imieniu podatnika”.
2. Uprawnienie do korzystania z tokenu (jeśli wystawca używa integracji)
Jeśli system fakturujący automatycznie wysyła dokument do KSeF, nabywca musi mieć przypisany token lub dostęp do aplikacji.
3. (Opcjonalnie) Uprawnienie do podglądu faktur wystawionych
Nabywca nie musi ich widzieć – wszystkie faktury trafiają do sprzedawcy.
Czasami jednak strony ustalają, że nabywca ma wgląd w historię wystawionych dokumentów.
Kto nadaje uprawnienia i w jaki sposób?
Uprawnienia nadaje sprzedawca.
Można to zrobić na trzy sposoby:
✔ 1. Przez e-Urząd Skarbowy (e-US)
W zakładce KSeF można nadać uprawnienia konkretnej osobie (PESEL) lub firmie (NIP).
✔ 2. Przez API / system finansowo–księgowy
Duże firmy często delegują uprawnienia poprzez integrację systemów.
✔ 3. Przez pełnomocnictwo UPL-1/KSeF
To rozwiązanie często wybierają przedsiębiorcy współpracujący z biurami rachunkowymi.
Samofakturowanie a odpowiedzialność stron.
Warto podkreślić:
✔ Sprzedawca ponosi odpowiedzialność za poprawność faktury
Nawet jeśli nie wystawił jej samodzielnie.
✔ Nabywca odpowiada za techniczne przygotowanie i poprawność danych, które wprowadza
Jeśli popełni błąd, powinien go skorygować w uzgodnieniu ze sprzedawcą.
✔ KSeF umożliwia pełny audyt działań
System zapisuje, kto i kiedy wystawił fakturę, co ułatwia kontrolę.
Najczęstsze pytania przedsiębiorców.
Czy nabywca może wystawiać faktury bez uprawnienia?
Nie. System KSeF fizycznie nie przyjmie dokumentu – pojawi się błąd autoryzacji.
Czy uprawnienia trzeba nadawać każdej osobie oddzielnie?
Nie zawsze. Można nadać uprawnienia firmie (NIP), a ona sama rozdzieli je wewnętrznie.
Czy umowa o samofakturowanie musi być w KSeF?
Nie. Umowa pozostaje poza systemem – może być papierowa lub elektroniczna.
Podsumowanie.
Samofakturowanie w KSeF to narzędzie, które usprawni współpracę między firmami – szczególnie tam, gdzie dokumenty sprzedaży wystawia dotychczas nabywca. Kluczowe jest jednak prawidłowe nadanie uprawnień i ustanowienie jasnych zasad współpracy.
Najważniejsze wnioski:
- Nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy, ale potrzebuje formalnych uprawnień w KSeF.
- Uprawnienia nadaje sprzedawca.
- Umowa o samofakturowanie nadal jest wymagana.
- Po wdrożeniu KSeF proces stanie się bardziej przejrzysty i bezpieczny.
