Przejrzystość wynagrodzeń staje się jednym z ważniejszych wyzwań dla polskich przedsiębiorstw. Nowe przepisy unijne wprowadzają obowiązki związane z analizowaniem różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, a dla części firm również z ich regularnym raportowaniem. Jak przygotować się do nadchodzących zmian? Dlaczego uporządkowane dane kadrowo-płacowe będą miały tak duże znaczenie? I jak w tym procesie może pomóc Comarch ERP XL?
Nowe przepisy – nowe obowiązki dla pracodawców
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 ma na celu zwiększenie przejrzystości wynagrodzeń oraz wzmocnienie zasady równej płacy za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
Zmiany obejmują zarówno proces rekrutacji, jak i zasady wynagradzania pracowników oraz analizowania różnic płacowych.
Pracodawcy będą zobowiązani m.in. do:
- stosowania przejrzystych i obiektywnych kryteriów wynagradzania,
- informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu lub jego przedziale,
- zapewnienia pracownikom dostępu do określonych informacji dotyczących zasad wynagradzania,
- analizowania różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn,
- raportowania luki płacowej, jeśli przedsiębiorstwo spełnia ustawowe kryteria.
Ważne: obowiązki dotyczące przejrzystości wynagrodzeń obejmą także mniejsze przedsiębiorstwa. Natomiast obowiązkowe raportowanie luki płacowej będzie dotyczyć firm zatrudniających co najmniej 100 pracowników, zgodnie z harmonogramem przewidzianym w przepisach.
Czym właściwie jest luka płacowa?
Luka płacowa oznacza różnicę pomiędzy przeciętnym wynagrodzeniem kobiet i mężczyzn, wyrażoną procentowo w odniesieniu do przeciętnego wynagrodzenia mężczyzn.
Nie chodzi jednak wyłącznie o porównanie średnich zarobków w całym przedsiębiorstwie.
Istotne będzie również przeanalizowanie wynagrodzeń pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o porównywalnej wartości.
W analizie należy uwzględnić nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również premie, dodatki i inne zmienne składniki płac.
Dla wielu przedsiębiorstw oznacza to konieczność uporządkowania struktury stanowisk, zasad wynagradzania oraz danych kadrowo-płacowych.
Kiedy firmy będą musiały raportować lukę płacową?
Zgodnie z harmonogramem określonym w dyrektywie unijnej obowiązki raportowe będą wprowadzane etapami.
| Liczba pracowników | Pierwszy raport | Częstotliwość |
|---|---|---|
| 250 i więcej | do 7 czerwca 2027 r. | Co roku |
| 150–249 | do 7 czerwca 2027 r. | Co 3 lata |
| 100–149 | do 7 czerwca 2031 r. | Co 3 lata |
Pierwsze raporty dla przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 150 pracowników będą dotyczyć danych za 2026 rok.
Ostateczne zasady i szczegóły raportowania w Polsce będą wynikać z przepisów krajowych wdrażających dyrektywę.
To oznacza, że przygotowania warto rozpocząć już teraz, zanim pojawi się konieczność sporządzenia pierwszych sprawozdań.
Dlaczego dane kadrowo-płacowe będą kluczowe?
Przygotowanie raportu luki płacowej wymaga dostępu do kompletnych i prawidłowo uporządkowanych informacji.
W przedsiębiorstwach zatrudniających setki pracowników dane dotyczące wynagrodzeń, premii, stanowisk i struktury organizacyjnej mogą być rozproszone pomiędzy różnymi działami i dokumentami.
Ręczne przygotowywanie analiz w arkuszach kalkulacyjnych może prowadzić do błędów, niespójności i wydłużenia całego procesu.
Dlatego coraz większego znaczenia nabierają zintegrowane systemy ERP, które umożliwiają centralne zarządzanie informacjami przedsiębiorstwa.
Comarch ERP XL – uporządkowane dane jako podstawa analizy wynagrodzeń
Comarch ERP XL to rozbudowany system wspierający zarządzanie przedsiębiorstwem, obejmujący m.in. finanse, księgowość, sprzedaż, magazyn, produkcję oraz obszary kadrowo-płacowe, zależnie od wykorzystywanych modułów i konfiguracji.
W kontekście nowych obowiązków związanych z przejrzystością wynagrodzeń szczególnego znaczenia nabierają możliwości organizowania i analizowania danych.
Jak Comarch ERP XL może wspierać przygotowanie firmy do nowych wymagań?
1. Centralizacja danych
Uporządkowane informacje kadrowo-płacowe ograniczają konieczność korzystania z wielu niezależnych arkuszy i zestawień.
2. Kontrola składników wynagrodzenia
Dane dotyczące wynagrodzeń zasadniczych, premii i dodatków mogą stanowić podstawę do przygotowania analiz wymaganych przez nowe regulacje.
3. Spójność informacji
Odpowiednio skonfigurowany system pomaga zachować jednolite zasady ewidencji danych i ograniczać ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania informacji.
4. Przygotowanie zestawień
Dane zgromadzone w systemie mogą być wykorzystywane do tworzenia raportów i analiz wspierających działy HR, księgowość oraz zarząd.
5. Integracja z narzędziami analitycznymi
Rozwiązania Business Intelligence, takie jak Comarch BI Point, mogą wspierać analizowanie danych, identyfikowanie odchyleń oraz przygotowywanie zestawień na potrzeby decyzji zarządczych.
Należy jednak podkreślić, że możliwość przygotowania konkretnego raportu luki płacowej zależy od funkcjonalności dostępnych w danej wersji systemu, konfiguracji oraz ewentualnych dodatkowych rozwiązań. Samo korzystanie z Comarch ERP XL nie oznacza automatycznego spełnienia wszystkich obowiązków wynikających z dyrektywy.
Wartościowanie stanowisk – ważny etap przygotowań
Jednym z istotnych elementów nowych zasad będzie wartościowanie stanowisk pracy.
Przedsiębiorstwo powinno określić obiektywne kryteria pozwalające porównywać stanowiska i przypisywać je do odpowiednich kategorii.
W procesie tym uwzględnia się m.in.:
- wymagane umiejętności i kwalifikacje,
- wysiłek fizyczny oraz umysłowy,
- zakres odpowiedzialności,
- warunki wykonywania pracy.
Dopiero na podstawie tak przygotowanej struktury możliwe będzie rzetelne porównanie wynagrodzeń pracowników wykonujących jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości.
System ERP może wspierać gromadzenie i przetwarzanie informacji, jednak decyzje dotyczące wartościowania stanowisk powinny należeć do odpowiednio przygotowanego zespołu HR i kadry zarządzającej.
Co oznacza luka płacowa na poziomie 5%?
Jednym z ważnych zapisów dyrektywy jest próg 5% różnicy wynagrodzeń w określonej kategorii pracowników.
Nie oznacza on automatycznie naruszenia przepisów.
Jeżeli różnica wynosi co najmniej 5% i nie można jej uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami, pracodawca powinien podjąć odpowiednie działania.
Jeżeli nieuzasadniona różnica nie zostanie usunięta w ciągu sześciu miesięcy od przekazania sprawozdania, może powstać obowiązek przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników.
Dlatego tak ważne będzie nie tylko samo raportowanie, ale również możliwość analizowania przyczyn występujących różnic.
Jak przygotować przedsiębiorstwo do nowych obowiązków?
Wdrożenie zasad przejrzystości wynagrodzeń warto potraktować jako element szerszego procesu porządkowania danych i cyfryzacji zarządzania.
Pierwszym krokiem powinien być przegląd aktualnej struktury stanowisk oraz zasad wynagradzania.
Następnie warto zweryfikować kompletność danych kadrowo-płacowych i sprawdzić, czy wykorzystywane narzędzia pozwalają na ich odpowiednie zestawianie.
Kolejnym etapem może być przygotowanie kategorii stanowisk, analiza składników wynagrodzenia oraz opracowanie sposobu monitorowania ewentualnych różnic.
W przypadku przedsiębiorstw korzystających z Comarch ERP XL warto również zweryfikować aktualną wersję systemu, dostępne moduły oraz możliwości raportowe.
ERP SERWIS – wspieramy firmy w cyfryzacji i przygotowaniu do zmian
Nowe wymagania prawne to kolejne wyzwanie dla przedsiębiorstw, ale również okazja do uporządkowania procesów i lepszego wykorzystania danych.
W ERP SERWIS od lat wspieramy firmy we wdrażaniu, rozwijaniu i dostosowywaniu systemów Comarch ERP do potrzeb biznesowych.
Pomagamy przedsiębiorstwom wykorzystywać możliwości Comarch ERP XL, integrować procesy oraz rozwijać środowiska informatyczne wraz ze zmieniającymi się wymaganiami organizacyjnymi i prawnymi.
W kontekście przejrzystości wynagrodzeń możemy wspierać klientów w analizie wykorzystywanego środowiska ERP, weryfikacji dostępnych rozwiązań oraz określeniu możliwości przygotowywania niezbędnych danych i zestawień.
Nie czekaj na ostatnią chwilę!
Nowe obowiązki związane z luką płacową wymagają odpowiedniego przygotowania, a uporządkowane dane to pierwszy krok do sprawnego raportowania.
Skontaktuj się z zespołem ERP SERWIS i sprawdź, jak lepiej wykorzystać Comarch ERP XL w zarządzaniu danymi przedsiębiorstwa.
ERP SERWIS – technologia, doświadczenie i rozwiązania dopasowane do Twojego biznesu.
