Firma “Euroterminal Sławków” Sp. z o.o. powstała w kwietniu 2010 r. na bazie funkcjonującego od 2004 r. Oddziału CZH S.A. w Katowicach Euroterminal w Sławkowie.

Spółka jest terminalem przeładunkowym usytuowanym na styku najdalej wysuniętego na zachodzie odcinka linii kolejowych, w związku z tym doskonale wpisuje się w rozwój transportu kontenerowego na trasie Daleki Wschód i Azja – Europa Zachodnia

Spółka oprócz usług przeładunku świadczy kompleksowe usługi spedycyjno-transportowe w kraju i za granicą z wykorzystaniem transportu kolejowego i samochodowego. Od grudnia 2016  firma posiada system Comarch ERP XL.

Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu – wyzwania

Rozwój rynku sprawił, że usługi transportowe stały się ważnym czynnikiem na rynku przedsiębiorstw. Firmy coraz częściej korzystają z usług transportowo – spedycyjnych, aby sprostać oczekiwaniom klienta. Rozwój firmy w wielu obszarach oraz sytuacja rynkowa spowodowała, że istotnym w firmie elementem stał się deficyt bieżącej informacji dotyczący dużej ilości dokumentacji, jaką dysponuje przedsiębiorstwo. W firmie spedycyjno-transportowej niezwykle istotny jest obieg informacji i bieżący wgląd w dokumentację.  Firma spedycyjna organizuje, koordynuje i kontroluje cały proces przemieszczania ładunku aż do finalnego odbiorcy. Od rzetelnego obiegu bieżących informacji zależy to czy ładunek zostanie dostarczony w odpowiednim czasie i w określone miejsce. Od rzetelnej bieżącej informacji zależy również rentowność i płynność finansowa przedsiębiorstwa.

Rozproszona struktura pracowników, duża liczba dokumentów pism przychodzących i wychodzących z firmy powodowało brak nadzoru nad pismami w firmie i brak szybkiej informacji o bieżącym etapie dokumentu,  co przekładało się na wydłużony czas realizacji zadań.

Skrzynka nadawcza w postaci papierowej, skutkowała utrudnionym wyszukiwaniem dokumentów wysłanych, powodowało to  brak bieżącego dostępu do informacji o dokumentach i aktualnym etapie ich realizacji.  Niedoprecyzowane procesy przepływu dokumentów zachodzące w firmie, długi czas akceptacji faktur zakupowych przez kadrę kierowniczą, brak nadzoru nad budżetem w momencie wystawienia zamówień zakupu, brak jednolitego rejestru umów stałych realizowanych w systemie ERP – to wyzwania, jakie stanęły przed przedstawicielami ERP Serwis.

Rozwiązanie problemów

Proces wdrożenia rozpoczął się szczegółową analizą obecnego stanu dokumentacji oraz potrzeb obecnych i przyszłych. Przedstawiciele ERP Serwis wraz z klientem po szczegółowych analizach obiegu dokumentów, dokonali identyfikacji wszelkich procesów biznesowych jakie zachodzą w firmie, skupiając się na ergonomizacji i maksymalnej automatyzacji przepływu informacji. Celem było przyspieszenie dostępu do informacji, przejrzysty i jednoznacznie zdefiniowany obieg dokumentów, bieżący i szybki dostęp do przekrojowych, systemowych i bieżących informacji, opisujących realizowane zadania i kondycję przedsiębiorstwa.

Odpowiednie przygotowanie dokumentów spedycyjnych jest istotnym elementem przed podjęciem realizacji procesu transportowego. Odgrywają bardzo ważną rolę, gdyż zawierają wszystkie informacje związane z przebiegiem transportu. Prawidłowe sprecyzowanie dokumentów chroni przedsiębiorstwo przed ryzykiem pojawienia się niedogodności, które mogą powstać podczas przewozu ładunków. Również odpowiednie informacje o zamówieniach zakupu, składanym zapotrzebowaniu, założonym na ten cel budżecie wpływają na jakość funkcjonowania firmy.

Wdrożone obiegi dokumentacji dotyczyły wielu rozwiązań. Obieg Dziennika korespondencji obejmuje pisma przychodzące i pisma wychodzące uwzględniając zależności pomiędzy nimi. Pisma przychodzące zapewnia rejestr dokumentów przychodzących do firmy. Obieg Pism wychodzących powiązany z pismem przychodzącym, zapewnia ciągłość komunikacji z klientem. Obieg Oferty zakupowej utworzony został do tworzenia zapotrzebowania przez pracowników firmy. Obieg Zamówienia zakupu umożliwia generowanie zamówień na podstawie zapotrzebowań z obiegu dokumentów oraz umożliwiający weryfikacje z budżetem założonym na dany rok oraz jego weryfikacja przez kadrę kierowniczą. Obieg Faktura zakupu stworzony został do generowania faktury końcowej i umożliwia on stworzenie faktury zbiorczej dla kilku zamówień danego kontrahenta. Natomiast obieg Faktury zakupu umowy używany jest do generowania faktur zakupu i jej akceptacji dla umów zbiorczych zdefiniowanych w wykazie umów cyklicznych. Obieg Protokołu awaryjnego to obieg do zgłaszania awarii przez pracowników pracujących w terenie oraz jego akceptacje przez kadrę nadzorczą. Kolejnym wdrożonym obiegiem jest Wniosek na zarząd, który umożliwia składanie wniosków do zarządu przez pracowników firmy. Wniosek na zarząd obsłużony został poprzez specjalny scenariusz przekazywania dokumentów dla zewnętrznej kancelarii prawnej w celu konsultacji z prawnikiem. Dzięki dostępowi przez www do DMS-a prawnik ma możliwość analizy wniosku i załączenie swojej opinii do danego wniosku.

W skład Zintegrowanego procesu fakturowania wchodzą takie etapy jak: Generowanie Zamówienia zakupu z Oferty zakupu, Generowanie Faktury zakupu z Zamówienia zakupu, Przeniesienie pracownika tworzącego OZ na etap opisu merytorycznego Faktury zakupu, Weryfikacja budżetu na etapie Zamówienia zakupu. Na potrzeby weryfikacji budżetu konieczne było wprowadzenie budżetu. Zostało to obsłużone dodatkowym obiegiem który umożliwia wprowadzanie budżetu dla danych pozycji, import budżetu zdefiniowanego dla poprzednich lat. W etapie Weryfikacja budżetu na etapie zatwierdzania ZZ możliwa jest weryfikacja budżetu na etapie akceptacji dyrektora.

W obiegu faktury zakupu, przy generowaniu jej z wielu zamówień dodano funkcjonalności pozwalające na dodawania wielu zamówień tego samego kontrahenta, kopiowania pozycji z wybranych zamówień, zablokowana została możliwość dodania zamówień na różnego kontrahenta docelowego. Generowanie faktur stało się prostsze dzięki zaprojektowanym mechanizmom.

Rejestr umów stałych usprawnił zarządzanie umowami w szerokim zakresie. Umożliwia prowadzenie rejestru umów stałych  z klientami oraz posiada wiele innych usprawnień, takich jak: umożliwia archiwizacje, usunięcie danej umowy, wgląd do wprowadzonych umów,  dodawanie nowych umów, dodanie nowej umowy i zdefiniowanie dodatkowych parametrów dla niej.

Na indywidualne potrzeby klienta utworzono dodatkowe modyfikacje, takie jak: Widoczność komentarzy – utworzona została tabelka z komentarzami na etapie kierownika i zarządu, umożliwiającą łatwy nadzór przekazywania i korespondencji w obiegach. Niestandardowe filtry – dodane zostały filtry dające funkcje zawężenia dokumentów wg danych wprowadzonych w obiegu. Utworzono też możliwość drukowania etykiet do identyfikacji dokumentów w systemie. Dodane zostały również mechanizmy, które weryfikują poprawność wprowadzonych przez pracownika danych np. komunikaty o duplikacji dokumentów, mechanizmy umożliwiające przekazywanie do pracowników odpowiedzialnych za dane dokumenty na podstawie dodatkowego rejestru. Oprócz powyższych, w celu zapewnienia rozszerzenia wysyłanych informacji wprowadzono dodatkowo Rozszerzone informacje w wysyłanych powiadomieniach mailowych, co zmniejszyło czas podjęcia zlecenia przez pracownika.

Korzyści z implementacji Comarch DMS

Dla firmy spedycyjnej bieżące dysponowanie informacją o każdym dokumencie w obecnym czasie jest kluczowym elementem, wpływającym na wysoka wydajność i konkurencyjność.

W wyniku prac zespołu ERP Serwis we współpracy z zespołem klienta usprawniono kilka obszarów działania firmy, co przyniosło wymierne korzyści.  Przypisanie pracowników i działów na konkretnych etapach zwiększyło odpowiedzialność za realizacji danego zadania. Stworzenie obiegu pism wychodzących oraz przychodzących umożliwiło stworzenie rejestru wszystkich dokumentów wychodzących i przychodzących do firmy co stworzyło pełną kontrolę dokumentów, chroniąc je również przed utratą lub zagubieniem. Implementacja drukarki etykiet oraz skanera kodów, umożliwiło łatwą identyfikację pism znajdujących się w systemie oraz informacje, na którym etapie dany dokument się znajduje. Określenie etapów oraz zdefiniowanie czasu na realizację, spowodowało skrócenie czasu akceptacji dokumentów. Dodatkowym rozwiązaniem było dodanie powiadomień w momencie braku realizacji.

Zapraszamy do kontaktu

Zespół ERP Serwis

34 322 56 56

sekretariat@erpserwis.net

Zobacz inne nasze wdrożenie: