Aby otworzyć listę dokumentów inwentaryzacyjnych środków trwałych należy w module:
Księgowość -> zakładka Środki trwałe -> Inwentaryzacja majątku trwałego
Środki trwałe -> zakładka Przegląd -> Inwentaryzacja majątku trwałego
Na liście dokumentów prezentowane są kolumny z numerem dokumentu oraz jego datami otwarcia i zamknięcia. Na liście dostępne są również ikony:
(1) Generowanie dokumentów na podstawie różnic inwentaryzacyjnych – generowanie dokumentów inwentarzowych rozliczających różnice inwentaryzacyjne może zostać wykonane na zakończonej inwentaryzacji:
- Dla nadwyżek – dokumenty OT (Otrzymanie) oraz LTK (Korekta likwidacji)
- Dla niedoborów – dokument LT (Likwidacja)
- Dla niezgodności miejsca, osoby – dokument ZM (Zmiana miejsca), ZO (Zmiana osoby)
(2) Dodaj – tworzenie nowego dokumentu inwentaryzacyjnego
(3) Zmień – podniesienie do edycji dokumentu inwentaryzacyjnego
Dokument inwentaryzacyjny
Po dodaniu nowego dokumentu inwentaryzacji jak opisano w poprzednim rozdziale przedstawione zostaje okno z podziałem na zakładki. Na zakładce Ogólne znajdują się następujące pola:
(1) Numer – zawiera on symbol dokumentu, pole z kolejnym numerem dokumentu inwentaryzacji, rok oraz serię
(2) Dokument – jest to pole tekstowe, w którym można wprowadzić zapis jednak z ograniczeniem do 40 znaków
(3) Data otwarcia – pole zawiera datę oraz godzinę otwarcia dokumentu inwentaryzacyjnego
(3) Data zamknięcia – pole zawiera datę oraz godzinę zamknięcia inwentaryzacji
(3) Wyświetlony zostaje również operator dokonujący otwarcia/zamknięcia inwentaryzacji
(4) Zamknięta – zmiana statusu inwentaryzacji na zamkniętą oraz uzupełnienie pól Daty zamknięcia. Parametr ten widoczny jest na każdej zakładce dokumentu IMT
(5) Parametr Inwentaryzacja blokuje modyfikację ma do wyboru opcje:
- wszystkich środków trwałychlub
- tylko inwentaryzowanych
W zależności od wyboru parametru, podczas inwentaryzacji środków trwałych zablokowana zostanie modyfikacja wszystkich środków trwałych, bądź wyłącznie inwentaryzowanych.
(6) Generowanie arkuszy według:
- Środków trwałych
- Miejsc użytkowania
- Osób mat. Odpowiedzialnych
- Miejsc oraz Osób mat. Odpowiedzialnych
(7) Rodzaj odczytów:
- Porównawcze – oznacza stosowanie dla odczytów arkusza metody porównawczej tj. każdy kolejny odczyt porównywany będzie z poprzednim zatwierdzonym odczytem ( np. metoda ma zastosowanie w sytuacji, gdy inwentaryzacja przeprowadzana jest kilkukrotnie w celu weryfikacji poprawności wprowadzonych danych w kolejnych odczytach)
- Przyrostowe – oznacza stosowanie dla odczytów arkusza metody przyrostowej. Dodawanie odczytów metodą przyrostową charakteryzuje się sumowaniem pozycji, które nie zostały jeszcze odczytane (np. w sytuacji, gdy inwentaryzację dla jednego miejsca użytkowania prowadzi kilku operatorów jednocześnie)
(8) Generowanie dokumentów z datą:
- Zamknięcia inwentaryzacji
- Bieżącą
Na zakładce Arkusze prezentowana jest lista arkuszy inwentaryzacyjnych z danymi wyświetlonymi w kolumnach z numerem arkusza, jego nazwą i datą utworzenia.
U dołu okna standardowy zestaw ikon – od lewej: dodanie nowego arkusza, podgląd wybranego arkusza, usunięcie wskazanego arkusza.
Na zakładce Dokumenty znajdują się dokumenty inwentarzowe wygenerowane na podstawie różnic inwentaryzacyjnych. W kolumnach prezentowane są dane odnośnie numeru dokumentu, jego daty, podstawy bilansowej i podatkowej oraz amortyzacji bilansowej i podatkowej.
U dołu okna po lewej znajdują się filtry dotyczące typu dokumentu. Po prawej ikony filtrów użytkownika, księgowania, podglądu oraz usuwania dokumentu.
Zakładka Opis umożliwia sporządzenie opisu charakteryzującego inwentaryzację.
Standardowo okno zawiera także zakładkę Atrybuty do opisu za pomocą cech/atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module Administrator; oraz zakładkę Załączniki na której możliwe jest przypisanie załączników.
Arkusz inwentaryzacyjny – zakładka Ogólne
Aby dodać nowy arkusz inwentaryzacyjny należy (po ustawieniu parametrów na zakładce Ogólne) przejść na zakładkę Arkusze i kliknąć ikonę zielonego plusa. W oknie arkusza należy uzupełnić jego nazwę.
W sekcji Generowanie należy wybrać czy inwentaryzacja ma się dokonywać dla poszczególnych środków trwałych czy całych grup.
Środek trwały– w polu tym realizowane jest wczytywanie pozycji środków trwałych na listę elementów arkusza. W sekcji tej możliwy jest następujący wybór:
- Lista śr. Trwałych – na arkusz wczytana zostanie lista zaznaczonych środków trwałych.
- Grupa śr. Trwałych – na arkusz wczytane zostaną wszystkie środki trwałe z danej grupy.
- Środek trwały – na arkusz wczytany zostanie pojedynczy środek trwały.
Pole to jest aktywne wyłącznie, jeśli na zakładce Ogólne na liście dokumentów inwentaryzacyjnych zaznaczona została opcja Generowanie arkuszy według: Środków trwałych.
Po kliknięciu w Grupa środków trwałych pojawia się okno z grupami księgi inwentarzowej. Wybór polega na zaznaczeniu wybranej grupy i kliknięciu ikony zielonego czeka.
Aby dodać elementy z wybranej grupy do arkusza należy kliknąć ikonę pioruna.
Lista po kliknięciu pioruna zostaje wypełniona danymi elementów ze wskazanej grupy
Sekcja Osoba jest dostępna jeśli na zakładce Ogólne wybrano parametr Generowanie arkuszy według: Osób mat. Odpowiedzialnych
Sekcja Miejsce jest dostępna jeśli na zakładce Ogólne wybrano parametr Generowanie arkuszy według: Miejsc użytkowania
Aby oba pola dostępne były jednocześnie należy na zakładce Ogólne wybrać parametr Generowanie arkuszy według: Miejsc oraz Osób mat. odpowiedzialnych
Na liście ewidencji arkusza znajdują się od lewej kolumny:
Lp. – numer pozycji arkusza
Księga – symbol księgi inwentarzowej pobierany z karty środka trwałego
Nr inwentarzowy – pobierany z karty środka trwałego
Etykieta(Kod) – etykieta środka trwałego pobierana z karty środka trwałego
Akronim– skrócona nazwa środka trwałego
Miejsce:
- Wg ewidencji– bieżące miejsce użytkowania środka trwałego uzupełniane podczas wczytywania pozycji
- Wg spisu– miejsce użytkowania środka trwałego uzupełniane na podstawie odczytów
Osoba:
- Wg ewidencji – bieżąca osoba odpowiedzialna za środek trwały uzupełniana podczas wczytywania pozycji
- Wg spisu – osoba odpowiedzialna za środek trwały uzupełniana na podstawie odczytów
Ilość:
- Wg. Ewidencji – ilość uzupełniana podczas wczytywania pozycji
- Wg. Spisu – ilość uzupełniana na podstawie odczytów
- Różnica – wartość wyliczana jako różnica między wartością: ilości wg spisu minus ilość według ewidencji
Wartość:
- Początkowa – wartość początkowa środka trwałego uzupełniana podczas wczytywania pozycji
- Brutto – uzupełniana podczas wczytywania pozycji na podstawie karty środka trwałego
- Netto – uzupełniana podczas wczytywania pozycji na podstawie karty środka trwałego
Uwagi– uwagi uzupełniane na podstawie odczytów
Pod listą znajduje się predefiniowany filtr: Ilość wg spisu, w którego skład wchodzą parametry:
- Zgodna – parametr ten przy odznaczonych pozostałych parametrach zawęża listę jedynie do tych środków trwałych gdzie Ilość: Różnica = 0 ( ilość wg spisu = ilość wg ewidencji)
- Niedobór – parametr ten przy odznaczonych pozostałych parametrach zawęża listę jedynie do tych środków trwałych gdzie Ilość: Różnica < 0 ( ilość wg spisu < ilość wg ewidencji)
- Nadwyżka – parametr ten przy odznaczonych pozostałych parametrach zawęża listę jedynie do tych środków trwałych gdzie Ilość: Różnica > 0 ( ilość wg spisu > ilość wg ewidencji)
Pozycje na liście prezentowane są w różnych kolorach, które zależne są od wartości kolumny Ilość: Różnica. Pozycje te mogą mieć kolor:
- Czarny – gdy Ilość: Różnica = 0
- Czerwony – gdy Ilość: Różnica < 0
- Niebieski – gdy Ilość: Różnica > 0
Kolejnym predefiniowanym filtrem jest filtr Niezgodności, powiązany z opcjami:
- Miejsca – zaznaczenie parametru zawęża listę pozycji arkusza do tych, gdzie Miejsce: Wg spisu jest różne od Miejsce: Wg ewidencji.
- Osoby mat. odp. – zaznaczenie parametru zawęża listę pozycji arkusza do tych, gdzie Miejsce: Wg spisu jest różne od Miejsce: Wg ewidencji.
Arkusz inwentaryzacyjny – pozostałe zakładki
Na zakładce znajduje się lista odczytów inwentaryzacyjnych. Lista zawiera dane w kolumnach zawierających datę, czas i nazwę odczytu. W oknie znajdują się również standardowe ikony – odczyt z kolektora, dodanie odczytu ręcznie, podgląd oraz usunięcie odczytu
Arkusz inwentaryzacyjny posiada również zakładki:
- Na zakładce Opis możliwe jest sporządzenie opisu charakteryzującego arkusze inwentaryzacyjne.
- Zakładka Atrybuty umożliwia opisanie za pomocą cech/atrybutów zdefiniowanych wcześniej w module Administrator.
- Na zakładce Załączniki istnieje możliwość przypisania załączników.
Odczyt inwentaryzacji
Nowy odczyt dodaje się za pomocą ikony zielonego plusa z zakładki Odczyty arkusza inwentaryzacyjnego lub przez zaznaczenie środków na zakładce ogólne arkusza i kliknięcie ikony zielonego pioruna.
Okno odczytu zawiera:
(1) Nazwa – nazwa odczytu inwentaryzacyjnego
(2) Data, Czas, Operator – pola nieedytowalne. Uzupełniane są automatycznie podczas utworzenia odczytu zgodnie z datą i godziną systemową, natomiast pole Operator wypełnia się zgodnie z operatorem tworzącym odczyt
(3) Opis – możliwe jest sporządzenie opisu charakteryzującego dany odczyt inwentaryzacji
(4) Zamknięty – służy do zamknięcia odczytu. Parametr ten widoczny jest z każdej zakładki odczytu
(5) Lista elementów:
- Lp. – liczba porządkowa odczytu
- Księga – księga inwentarzowa, w której znajduje się dany środek trwały
- Nr inwentarzowy – numer inwentarzowy z karty środka trwałego
- Etykieta (Kod) – etykieta środka trwałego pobierana z karty środka trwałego
- Akronim – skrócona nazwa środka trwałego
- Nazwa – nazwa środka trwałego
- Miejsce – miejsce użytkowania środka trwałego. Możliwość modyfikacji pola istnieje do momentu zamknięcia odczytu
- Osoba – osoba materialnie odpowiedzialna za środek trwały. Możliwość modyfikacji pola istnieje do momentu zamknięcia odczytu
- Ilość – w polu wskazuje się ilość inwentaryzowanego środka trwałego ( 0 lub 1). Możliwość modyfikacji pola istnieje do momentu zamknięcia odczytu
- Uwagi – uwagi uzupełniane na podstawie odczytów
Pozycje odczytu mogą być dodawane również ręcznie za pomocą ikony zielonego plusa lub za pomocą przycisku Środki trwałe.
- Ikona zielonego plusa
Po kliknięciu ikony pojawia się okno z wyborem środka trwałego. Należy kliknąć ikonę Śr.trwały, a następnie z księgi inwentarzowej wybrać pozycje, która ma zostać dodana.
Po wyborze kartoteki wypełniają się pola z danymi.
- Przycisk Śr.Trwały – po jego kliknięciu otwiera się od razu księga inwentarzowa, z której można wybrać kartotekę.
Za pomocą ikon pioruna można:
Przepisz dane z arkusza – uruchomienie opcji powoduje podniesienie okna parametrów określających, które dane zostaną uzupełnione na podstawie arkusza
- Miejsce – po zaznaczeniu parametru kolumna Miejsce listy odczytu zostanie wypełniona na podstawie kolumny Miejsce: Wg ewidencji pozycji arkusza.
- Osobę – po zaznaczeniu parametru kolumna Osoba listy odczytu zostanie wypełniona na podstawie kolumny Osoba: Wg ewidencji pozycji arkusza.
- Ilość – po zaznaczeniu parametru kolumna Osoba listy odczytu zostanie wypełniona na podstawie kolumny Ilość: Wg ewidencji pozycji arkusza.
Usuń wypełnione dane – uruchomienie opcji powoduje podniesienie okna parametrów określających, z których kolumn dane zostaną wyczyszczone.
Po zaznaczeniu w tym oknie opcji Miejsce, Osobę, Ilość, Uwagi, usunięta zostanie zawartość kolumn odpowiadających powyższym parametrom, dla wszystkich pozycji listy odczytu.
Aby zamknąć odczyt należy zaznaczyć parametr Zamknięty i zapisać zmianę dyskietką.
Podczas zamykania odczytów porównawczych możliwe jest pojawienie się okna Lista różnic. Okno to zostanie wyświetlone w sytuacji wystąpienia różnicy pomiędzy ostatnio zatwierdzoną: ilością, miejscem, i/lub osobą a ilością, miejscem i/lub osobą wynikającymi z aktualnie potwierdzonego odczytu. Lista różnic prezentuje następujące kolumny:
- Akronim – akronim środka trwałego
- Miejsce: Poprzednio – miejsce znajdujące się na arkuszu w kolumnie Miejsce wg spisu
- Miejsce: Z odczytu – miejsce figurujące na bieżącym odczycie
- Osoba: Poprzednio – osoba znajdująca się na arkuszu w kolumnie Osoba wg spisu
- Osoba: Z odczytu – osoba figurująca na bieżącym odczycie
- Ilość: poprzednio – ilość znajdująca się na arkuszu w kolumnie Ilość wg spisu
- Ilość: Z odczytu – ilość figurująca na bieżącym odczycie
- Po zapisie: Miejsce–
jeśli pozycja na liście zostanie zaznaczona, wówczas w kolumnie prezentowana
jest wartość z kolumny Miejsce z odczytu. Po odznaczeniu pozycji,
w kolumnie tej prezentowana jest wartość z kolumny Miejsce poprzednio - Po zapisie: Osoba– jeśli pozycja
na liście zostanie zaznaczona, wówczas w kolumnie prezentowana jest wartość z
kolumny Osoba z odczytu. Po odznaczeniu pozycji,
w kolumnie tej prezentowana jest wartość z kolumny Osoba poprzednio - Po zapisie: Ilość – jeśli pozycja na liście zostanie zaznaczona, wówczas w kolumnie prezentowana jest wartość z kolumny Ilość z odczytu. Po odznaczeniu pozycji, w kolumnie tej prezentowana jest wartość z kolumny Ilość poprzednio
U dołu okna znajdują się ikony filtrowania (1) oraz:
(2) Zatwierdź – dokonuje aktualizacji pozycji arkusza wg listy różnic i zapisuje odczyt jako zamknięty
(3) Anuluj – powoduje powrót do arkusza oraz zapisanie odczytu do bufora
Aby zamknąć inwentaryzację należy na jednej z zakładek dokumentu IMT zaznaczyć parametr Zamknięta.
Jeśli inwentaryzacja wykazała niedobór środków trwałych należy wygenerować dokument likwidacji (LT). W tym celu na liście inwentaryzacji należy zaznaczyć dokument IMT i z rozwijanej listy wybrać dokument LT.
W oknie generowania dokumentu LT należy zdecydować czy ma powstać jeden zbiorczy dokument czy dla każdego środka osobny i zatwierdzić wybór zielonym czekiem
Na zakładce Dokumenty wskazanego IMT pojawią się utworzone dokumenty
Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu z ERP Serwis
34 322 56 56
sekretariat@erpserwis.net
zobacz także:
