Procesy w systemie Comarch ERP XL zostały stworzone po to aby ułatwić codzienną pracę użytkownikom. Jednym z przydatnych procesów, które warto wykorzystać jest proces automatycznej predekretacji i księgowania dokumentów. Proces ten trzeba zdefiniować osobno dla każdego typu dokumentu.
Aby utworzyć nowy proces należy przejść do modułu administratora, a następnie wybrać zakładkę Procesy à Definicje procesów
W nowo otwartym oknie można zauważyć podział na dwie części. W lewej znajduje się lista obiektów dla których można zdefiniować proces (obiekty pogrupowane są według modułów w systemie Comarch ERP XL). Z prawej strony widoczne są wszystkie standardowo zdefiniowane akcje dla wybranego obiektu. Chcąc utworzyć swój własny proces należy kliknąć w ikonę Dodaj
W kolejnym oknie uzupełniamy nazwę naszego procesu oraz definiujemy w jaki sposób ma działać. Proces na początku posiada zdefiniowane dwa zadania: START i KONIEC. W pierwszym etapie należy wskazać kiedy proces ma się uruchomić, w drugim można zdefiniować akcję która ma zostać podjęta w momencie kiedy proces się zakończy.
W naszym przykładzie chcemy żeby proces automatycznie uruchomił się w momencie wyjęcia dokumentu FS z bufora. Następnie utworzyła się do niego predekretacja, a w dalszej kolejności żeby został on zaksięgowany i proces zakończył swoje działanie. Kolejne czynności nie muszą się wykonywać natychmiastowo, jeden po drugim. Możemy dla poszczególnych czynności utworzyć harmonogram wykonania np. żeby zadanie predekretacji proces wywoływał codziennie o godz. 22:00. Takie podejście pozwala na wykonywanie skomplikowanych procedur obciążających serwer w godzinach w których np. firma nie pracuje.
Klikając prawym klawiszem myszy na START wybieramy opcję Dodaj zadanie – następnie uzupełniamy kod i nazwę.
W zakładce Czynności dodajemy nową czynność klikając w przycisk Dodaj. W nowym oknie wybieramy przycisk Akcja, znajdujemy na liście ‘Predekretacja’ a następnie zatwierdzamy.
Kolejnym etapem jest wybór Opiekuna (zakładka Opiekunowie). Opiekun to osoba, której uprawnienia wykorzystywane są do wykonywania akcji – jeżeli nie wybierzemy opiekuna, akcja się nie wykona. Po wyborze odpowiedniego konta zapisujemy zmiany.
Analogicznie jak w przypadku tworzenia zadania Predekretacji tworzymy zadanie Księgowania.
Na koniec pozostaje nam ustalenie kiedy proces ma się uruchamiać – ustalamy to klikając prawym klawiszem myszy na zadanie Start w oknie Definicji procesu, a następnie wybierając opcję dodaj czynność. W kolejnym oknie wybieramy przycisk Akcja, znajdujemy na liście ‘Potwierdzenie dokumentu handlowego’ a następnie zatwierdzamy.
W oknie definicji czynności procesu należy wybrać przycisk Wynik – w ten sposób mamy możliwość wyboru zadania, które ma się wykonać w następnej kolejności czyli po wyciągnięciu dokumentu z bufora. Klikamy dwukrotnie na zadanie Predekretacja i zapisujemy zmiany.
Podobną czynność wykonujemy wchodząc do zadania Predekretacja wybieramy jako wynik zadanie Księgowania.
Gotowy proces powinien wyglądać tak jak poniżej.
Aby proces zadziałał należy jeszcze sprawdzić czy w definicji dokumentów ustawiony jest odpowiedni schemat księgowania oraz dziennik.
Zadanie księgowania i predekretacji wykonane przez proces.
