W programie istnieje opcja tworzenia listy pracowników, którzy mogą pełnić rolę zastępców dla danego użytkownika podczas planowania jego nieobecności. Ponadto, istnieje możliwość zablokowania planowania nieobecności bez wyznaczenia konkretnej osoby jako zastępcy lub w tym samym okresie, kiedy wyznaczony zastępca również będzie nieobecny.
Domyślnie każdy użytkownik, podczas swojej nieobecności, może być zastąpiony przez dowolnego pracownika z jego jednostki organizacyjnej, jak również przez swojego przełożonego lub zastępcę przełożonego. W przypadku przełożonego, możliwe jest także wyznaczenie pracownika z dowolnej jednostki organizacyjnej, którą przełożony nadzoruje.\
Przełożony może dostosować te ustawienia dla swoich podwładnych, wybierając konkretne osoby spośród wymienionych wcześniej. Jeśli wcześniej otrzymał odpowiednie uprawnienia.
Aby określić listę potencjalnych zastępców dla danego pracownika, kierownik powinien:
- Wejść w Listę pracowników z poziomu swojego konta.
- Następnie, na karcie pracownika, wybiera zakładkę Zastępstwa.
- Wyłączyć opcję „Dowolny współpracownik” na suwaku.
- Wypełnić dostępne pole, podając nazwiska wybranych zastępców.
Po dokonaniu wyboru zastępców, jak opisano powyżej, Pani Joanna podczas planowania swojej nieobecności będzie miała możliwość wskazania Pani Marty lub Pana Jana jako swoich zastępców.
Jeśli aktywna jest blokada planowania nieobecności bez wyznaczenia zastępcy, to oznacza, że wyznaczenie zastępcy staje się obowiązkowe przed zaplanowaniem nieobecności. W przypadku braku takiej blokady, istnieje nadal możliwość wskazania zastępcy, ale nie jest to konieczne.
Jeżeli ustawiona jest blokada planowania nieobecności w tym samym okresie co zastępca, to w przypadku wystąpienia pokrywających się okresów (w sytuacji braku blokady) lub komunikatu o niemożności zaplanowania nieobecności (w przypadku aktywnej blokady), pracownik zostanie odpowiednio poinformowany.
Istnieje możliwość konfiguracji blokad związanych planowaniem nieobecności w schemacie uprawnień:
Jeśli aktywna jest blokada planowania nieobecności bez wyznaczenia zastępcy, to oznacza, że wyznaczenie zastępcy staje się obowiązkowe przed zaplanowaniem nieobecności. W przypadku braku takiej blokady, istnieje nadal możliwość wskazania zastępcy, ale nie jest to konieczne.
Jeżeli ustawiona jest blokada planowania nieobecności w tym samym okresie co zastępca, to w przypadku wystąpienia pokrywających się okresów (w sytuacji braku blokady) lub komunikatu o niemożności zaplanowania nieobecności (w przypadku aktywnej blokady), pracownik zostanie odpowiednio poinformowany.
