PHPU “SEMEX”

 Semex, firma rodzinna powstała w roku 1990.   Od 30 lat prężnie działa na rynku dostarczając na rynek artykuły metalowe i materiały budowlane, urządzenia i artykuły elektryczne oraz BHP.   Na przestrzeni tych lat zmienił się nie tylko rynek materiałów budowlanych, ale również system obsługi klienta i świat rozwiązań informatycznych w tej branży. 

Pełny tekst

Wdrożenie Comarch ERP XL w firmie Semex 

   Semex, firma rodzinna powstała w roku 1990.   Od 30 lat prężnie działa na rynku dostarczając na rynek artykuły metalowe i materiały budowlane, urządzenia i artykuły elektryczne oraz BHP. 

 Na przestrzeni tych lat zmienił się nie tylko rynek materiałów budowlanych, ale również system obsługi klienta i świat rozwiązań informatycznych w tej branży.  

 Możesz się rozwijać, jeśli korzystasz z najlepszych rozwiązań 

Gdy zanika wzajemna komunikacja między działami firmy, każdy dział rozwija się niezależnie. W wyniku tego zanika możliwość bieżącej wymiany informacji, brak jest aktualnej wiedzy o bieżących zasobach i stanie firmy, a co za tym idzie kuleje obsługa klienta, czego wynikiem są coraz mniejsze zyski. 

 Od wielu lat wiele firm korzystało z systemu DOS, potem z CDN Klasyka. Obecnie w dobie czasu postępu technologicznego i zmieniającemu się otoczeniu biznesowemu oraz przepisów prawa, niezbędne jest dostosowanie do wymagań rządzących rynkiem. 

Semex, aby się rozwijać, podjął decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania firmą, gdyż była to decyzja w kwestii rozwinąć się lub zostać w tyle za konkurencją. Firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Comarch ERP XL, który był najbardziej odpowiadającym potrzebom firmy systemem.  

 Były problemy 

Rozwiązania istniejące do tej pory w firmie, mimo dobrej jej sytuacji na rynku, utrudniały sprawne funkcjonowanie, zwłaszcza, że w rozwijającej się firmie powstawały nowe działy a każdy z nich wypracowywał swoje sposoby działania. Przez to komunikacja pomiędzy działami była skomplikowana i utrudniona, każdy dział skupiony był tylko na swojej pracy, bez szerszej integracji a dane znajdowały się w kilku bazach.   

Zamówienia przyjmowano na kartce a raporty sprzedaży tworzono ręcznie. Problemem było sprawdzanie dostępności danego produktu na innym dziale, trzeba było tam dzwonić, a zanim przyszła odpowiedź, była ona już nieaktualna, bo w międzyczasie stan się zmienił. 

Dział księgowości otrzymywał dokumenty sprzedażowe z opóźnieniem, kompleksowe raporty sprzedaży nie były możliwe do analizy, ponieważ zanim człowiek przepisał zestawienie różnych tabel, to sytuacja w międzyczasie uległa zmianie. 

W obecnej sytuacji rynkowo – technologicznej jedynym wyjściem było wdrożenie zintegrowanego systemu do zarządzania i reorganizacja firmy. Firma Semex wraz z inwestycjami i rozwojem postawiła na spójną i szybka komunikację w przedsiębiorstwie. 

Pomimo tego, że dzięki wieloletnim przyzwyczajeniom trudno podjąć decyzję o zmianach, a wybór w kwestii oprogramowania dla firm na rynku jest spory, to decyzją zarządu było wdrożenie systemu Comarch ERP XL.   

 Sytuacja po wdrożeniu rozwiązań

Dzięki implementacji systemu wszelkie dane dostępne są dla uprawnionych pracowników, zarządzanie przedsiębiorstwem stało się łatwiejsze dzięki systemowi raportów i analiz Business Intelligence. 

  Dla funkcjonowania firmy kluczowe było, aby wszystkie dane sprzedaży i zasobów magazynu były dostępne i aktualne. Pracownicy handlowi i doradcy techniczni otrzymali urządzenia mobilne połączone z systemem ERP. Wprowadzono udoskonalenia w obszarach CRM, HR. Prace usprawniają moduły sprzedaży, zakupów, finansów. Pracownicy korzystają z wprowadzonych automatów usprawniających wymianę elektroniczna dokumentów. Pięć działów firmy ma obecnie dostęp do jednej centralnej bazy danych. Najważniejsze dla firmy jest wiedza o finansach i magazynie. Wiedza, która jest zawsze aktualna i zawsze łatwo dostępna. Uprawnieni pracownicy mogą w każdej chwili sprawdzać dostępność towaru w każdym dziale i dowolnie rezerwować lub przesuwać między działami. 

  Obecnie po trudach zmian, firma dostała narzędzia, aby jeszcze skuteczniej się rozwijać. Zastosowane rozwiązania i reorganizacja są początkiem kolejnego etapu w rozwoju firmy.   

Dzięki zastosowanej automatyzacji są obecnie duże oszczędności czasu i pieniędzy na pracach, które długo i żmudnie musiał wykonywać człowiek. 

Dzięki wprowadzonym usprawnieniom obsługa sprzedaży zajmuje o jedna trzecią mniej czasu niż kiedyś, ponieważ handlowcy mają narzędzia informujące o aktualnych stanach.  Wzrosła sprzedaż, a księgowość otrzymuje natychmiast dostęp do dokumentów sprzedaży. 

Dzięki wielu inwestycjom, wdrożeniu systemu ERP i dobremu zarządzaniu firma dostała nowe możliwości dalszego rozwoju.